Pertanyaan yang Sering Diajukan Seputar Penyelenggaraan Event Korporat
Jawaban atas pertanyaan yang paling sering diajukan perusahaan sebelum menunjuk event organizer. Kalau ada hal yang belum terjawab di sini, tim kami siap membantu lewat konsultasi langsung.
Tentang Energy Event
Apa itu Energy Event?
Energy Event adalah event organizer korporat dan spesialis MICE yang beroperasi dari Jakarta dan Bali, melayani klien di Indonesia dan Singapura. Layanannya mencakup meeting dan konferensi, incentive trip dan team building, produksi event dan audiovisual, serta pameran dan expo, dipimpin tim dengan pengalaman lebih dari 15 tahun di industri event management.
Di mana saja Energy Event beroperasi?
Energy Event memiliki dua cabang, Jakarta dan Bali, serta menangani event di seluruh Indonesia dan Singapura. Proyek yang pernah ditangani meliputi ballroom hotel, convention center, resort, dan venue outdoor, dengan koordinasi logistik dari cabang terdekat.
Perusahaan seperti apa yang menjadi klien Energy Event?
Energy Event menangani perusahaan nasional dan multinasional, kementerian, lembaga keuangan, dan perusahaan teknologi. Klien yang pernah dilayani antara lain Zurich, PLN, Pfizer, PwC, Bank Indonesia, Alibaba Cloud, dan Kementerian Ketenagakerjaan, untuk konferensi, gala dinner, peluncuran produk, hingga company outing.
Apakah Energy Event menyediakan venue sendiri?
Energy Event adalah event organizer, bukan pemilik venue. Tim mencarikan dan mengamankan venue atas nama klien, lalu mengelola konsep, produksi, vendor, dan eksekusi di lokasi. Dengan begitu pemilihan venue tetap netral dan didasarkan pada kebutuhan acara, bukan pada ketersediaan satu properti tertentu.
Layanan
Apa yang dikerjakan spesialis MICE?
Spesialis MICE menangani Meetings, Incentives, Conferences, dan Exhibitions, empat kategori perjalanan bisnis dan pertemuan korporat. Energy Event mencakup keempatnya, mulai dari rapat direksi tiga puluh orang hingga konferensi distributor beberapa hari dengan produksi, akomodasi, dan pengelolaan delegasi.
Apa saja yang termasuk dalam layanan produksi event Energy Event?
Layanan produksi event Energy Event mencakup konsep kreatif, desain panggung dan set, sistem audiovisual, tata cahaya, show direction, dan kru teknis di lokasi. Produksi dikerjakan sebagai satu lingkup terpadu, bukan kontrak vendor terpisah, sehingga cue dan timing tetap selaras sepanjang acara.
Apakah Energy Event menangani audiovisual dan LED screen?
Ya. Energy Event merencanakan dan mengoperasikan sistem suara, tata cahaya, tampilan visual, dan setup LED screen sebagai bagian dari produksi. Seluruh lapisan audiovisual diawasi satu technical lead, dengan sound engineer dan operator yang standby di console sepanjang acara.
Bisakah Energy Event mengurus incentive trip dan team building?
Ya. Energy Event merancang program incentive trip dan team building yang mencakup itinerary, akomodasi, transportasi, aktivitas, dan koordinasi di lapangan. Program disusun berdasarkan tujuannya, entah untuk mengapresiasi pencapaian, mempererat tim, atau membuka tahun kerja baru.
Apakah Energy Event membangun booth pameran?
Ya. Energy Event merancang dan membangun booth pameran serta stand expo, mencakup layout, fabrikasi, grafis, dan instalasi. Booth dirancang sebagai ruang brand, bukan sekadar rak display, dengan alur pengunjung dan posisi staf diperhitungkan sejak awal.
Perencanaan dan Proses
Berapa lama sebelumnya event korporat sebaiknya dipersiapkan?
Spesialis MICE menangani Meetings, Incentives, Conferences, dan Exhibitions, empat kategori perjalanan bisnis dan pertemuan korporat. Energy Event mencakup keempatnya, mulai dari rapat direksi tiga puluh orang hingga konferensi distributor beberapa hari dengan produksi, akomodasi, dan pengelolaan delegasi.
Berapa lama sebelumnya event korporat sebaiknya dipersiapkan?
Sebagian besar event korporat ideal dipersiapkan tiga sampai enam bulan sebelumnya, meski meeting berskala kecil bisa diatur dalam hitungan minggu. Energy Event menyarankan venue dikunci lebih dulu, karena ketersediaan, akustik, dan kapasitas listrik venue menentukan sejauh mana produksi bisa dikerjakan.
Bagaimana alur kerja Energy Event dengan klien?
Energy Event menjalankan lima tahap: konsultasi awal, pengembangan konsep, perencanaan detail, eksekusi di lokasi, serta evaluasi dan pelaporan. Setiap tahap punya penanggung jawab yang jelas, sehingga klien tidak perlu berkoordinasi langsung dengan banyak vendor.
Bagaimana cara memilih event organizer yang tepat?
Memilih event organizer bergantung pada pengalaman yang relevan, kemampuan terpadu, dan kejelasan proses. Tanyakan apakah produksi dikerjakan sendiri atau disubkontrakkan, minta referensi acara dengan skala serupa, dan pastikan siapa yang akan berada di lokasi pada hari H.
Informasi apa yang dibutuhkan untuk membuat proposal?
Untuk menyusun proposal, Energy Event membutuhkan tanggal atau rentang waktu acara, perkiraan jumlah tamu, kota yang dituju, tujuan acara, dan kisaran anggaran. Dengan lima poin itu tim sudah bisa mengirimkan arah konsep beserta estimasi biaya.
Berapa biaya menyelenggarakan event korporat?
Biaya event korporat bergantung pada jumlah tamu, venue, skala produksi, dan durasi, sehingga Energy Event menyusun estimasi per proyek dan tidak menerbitkan tarif tetap. Menyampaikan kisaran anggaran sejak awal membantu tim merancang konsep yang sesuai, bukan konsep yang belakangan harus dipangkas.
Kerja Sama
Bisakah Energy Event bekerja bersama tim internal kami?
Bisa. Energy Event terbiasa bekerja berdampingan dengan tim marketing, HR, dan komunikasi internal klien, mengambil porsi eksekusi sementara arahan tetap di tangan klien. Pembagian lingkup disepakati di awal supaya tanggung jawab kedua pihak jelas.
Apakah Energy Event bisa menangani acara berbahasa Inggris?
Bisa. Energy Event menangani acara dalam bahasa Inggris, Bahasa Indonesia, maupun keduanya, termasuk MC dwibahasa, penerjemahan, dan materi untuk delegasi. Ini sudah menjadi standar untuk konferensi regional dengan peserta lintas negara.
Bagaimana cara menghubungi Energy Event?
Energy Event dapat dihubungi lewat WhatsApp di +62 813 2277 7658 atau email ke info@energyevent.id. Konsultasi awal gratis dan biasanya membahas tujuan, skala, serta linimasa acara sebelum proposal disusun.